Почему мы пропускаем дедлайны, и как с этим бороться

Мы помешаны на планировании, когда дело идет о будущем проекте. Но когда нам нужно серьезно подойти к заданию и превратить планы в действия, мы отодвигаем их все дальше и дальше до самой последней минуты или и того хуже – за границы установленного дедлайна.

Это случается со всеми. Но некоторые люди испытывают больше трудностей с дедлайнами, чем все остальные. Стоит учесть, что это лишь отчасти наша вина: человеческий мозг таит скрытую предрасположенность, которая и приводит нас в эту ловушку.

Строительство знаменитого дома оперы в Сиднее должно было завершиться в 1963 году, запланированный бюджет проекта составлял 7 млн долларов. Бьюсь об заклад, что вас не удивит, чем все закончилось: уменьшенная версия здания была завершена десятью годами позже, в 1973 году, а цена строительства выросла до 102 млн долларов.

Разработчики оказываются жертвами ошибок в планировании: нас подводит наша подсознательная склонность к недооценке того, сколько времени у нас займет решение той или иной задачи. Оно же заставляет нас думать, что к пропущенным дедлайнам приводят внешние факторы, а не наше неумение эффективного планирования.

Когда мы изначально занимаемся планированием наших работ, то обычно сроки сдачи проекта кажутся достаточно далекими и абстрактными, поэтому наши расчеты изначально обманчивы. Когда же дедлайн подбирается все ближе и ближе, он становится более "осязаемым", и мы наконец начинаем трудиться над своим проектом.

В том, что мы делаем ошибки в планировании снова и снова, отчасти виновато и то, что мы не учитываем сбоев и загвоздок в работе. Когда мы рассчитываем время, которое нам нужно на завершение какого-либо задания или проекта, мы представляем наилучший сценарий для каждой стадии нашего рабочего процесса. Неизбежно мы сталкиваемся с трудностями, и работа раздувается до огромных объемов, делая задачу "вписаться" в дедлайн еще более трудной для нас.

Несмотря на то, что стресс от работы в условиях приближающегося дедлайна может сбивать с толку, но, как верно подметила Мелисса Дал (Melissa Dahl) из Science of Us, именно дедлайны "часто являются единственной причиной того, что люди вообще что-либо завершают".

Исторически слово "deadline" имело буквальное значение. Именно так (dead – мертвый, line – линия) называлась граница вокруг тюрьмы, "за которую заключенные не должны заходить ни днем ни ночью, иначе будут застрелены".

Сегодня дедлайны ассоциируются с рабочими местами, и нас куда меньше пугает угроза наказания. Но идея не изменилась: дедлайны могут означать жизнь или смерть вашей продуктивности, проекта или работы.

Другими словами, работа займет столько времени, сколько вы на нее выделяете. Вот почему мы иногда поражаемся, как многое мы можем сделать за короткий период времени. А еще именно поэтому мы часто судорожно доделываем что-то в последние минуты, хотя у нас были дни и недели.

Учитывая закон Паркинсона, можно сделать выводы, что без конкретных сроков сдачи работа едва ли может быть доведена до конца. Если вам дана вечность на завершение какой-либо задачи, то столько времени вам это и займет.

Так как же нам бороться с ошибками в планировании и перестать пропускать установленные сроки сдачи проекта? Невероятно трудно побороть встроенные в наше подсознание склонности, но понимание того, как дедлайны влияют на наше поведение, может помочь нам работать более продуктивно, несмотря на проволочки.

• Загрузите первую половину вашей недели

Когда вы составляете рабочий план на неделю, месяц или даже один день, сделайте начало вашего рабочего процесса наиболее загруженным. В первую очередь выполняйте наиболее тяжелые, важные или неотложные задачи, оставляя свободным поздний период. Ваша работа неизбежно потребует больше времени, чем вы планировали, также могут появиться дополнительные обязанности, сбивающие вас с курса.

Имея запас в неделю или месяц, вы получаете возможность гибко изменять ваш рабочий процесс при возникновении трудностей на своем пути. Тогда вам не придется заниматься новыми задачами, которые ранее вы планировали обойти.

• Сделайте буфер

Вот хитрость, которой я научилась от Мэтью Гуэйя (Matthew Guay), маркетолога, работающего для проекта Zapier: устанавливайте дату сдачи проекта за пару дней до настоящего дедлайна. В прошлом я так и делала, и это заставляло меня ориентироваться на дату, которую я указала в своем диспетчере задач, даже несмотря на то, что это раньше необходимого. Просто у меня не было записи с реальной датой сдачи проекта. У меня не было правила о том, как много дополнительных дней я себе даю в качестве буфера. Так что я никогда не знала на 100%, насколько отдален реальный дедлайн от того, который я себе установила, поэтому я не могла позволить себе пропустить дату, записанную в моем менеджере задач.

Если же вы не можете придерживаться установленных вами же сроков сдачи, то этот метод может завести вас в безвыходную ситуацию.

• Обнародуйте время своих дедлайнов

Если вы безмолвно пообещаете себе что-то, то никто не узнает, сдержите вы свое обещание или нет. Поэтому произнесите его вслух, тогда вы сможете почувствовать ответственность.

Публично заявив о своих целях, вы делаете своевременную встречу дедлайна делом чести – вам придется выбирать между желанием откладывать работу на потом и возможностью публично понести неудачу.

Когда Ивлин Во (Evelyn Waugh) принялся писать "Возвращение в Брайдсхед" он поставил перед собой цель закончить роман в течение трех месяцев. Он обнародовал свои цели, заявив: "Я создал план нового романа, написание которого займет у меня приблизительно три месяца".

Ивлин не завершил всю работу над проектом вовремя – он несколько раз просил об отсрочке дедлайна. Но благодаря своему публичному заявлению, он действительно писал быстро, пытаясь уместиться в заданные сроки, так как знал, что другие люди ждут от него своевременного окончания работы над книгой.

• Установите автоматические напоминания

Если ничего из предложенного выше не помогает вам сдавать проекты вовремя, попробуйте установить напоминание с помощью утилиты для автоматизации действий Zapier (аналог IFTT – прим. переводчика).

Чтобы опробовать эту тактику, воспользуйтесь Google Calendar, обозначив ваши дедлайны как грядущие события, затем используйте Zapier, чтобы получать СМС-напоминания, сообщения Slack, электронную почту или любое другое средство связи, которое вам подходит. Таким образом вы получите соответствующие уведомление за 24, 12 или 8 часов до дедлайна. Время и сообщения настраиваются. Сделайте сообщения такими, чтобы они вас мотивировали: включите в них цитаты или, подобно Ивлину Во, пусть они будут общедоступными напоминаниями.

Дедлайны созданы для того, чтобы их пропускать. Но при более глубоком понимании необходимости установления сроков сдачи проектов и того, как мы с ними взаимодействуем, можно получить от них пользу. И если вы направляетесь к своему рабочему месту с большей уверенностью в том, что вы способны завершить свои проекты до дедлайна, не стоит забывать о законе Хофштадтера: "Любое дело всегда длится дольше, чем ожидается, даже если вы принимаете во внимание закон Хофштадтера".

Источник: Megamozg.ru