Почему ФНС не принимает сканы документов?

В ФНС считают, что замена подлинника его электронным образом законодательством не предусмотрена. На законных ли основаниях ревизоры отказываются принимать отсканированные бумаги? На этот вопрос "Расчет" попросил ответить Марию Артемову, финансового директора ООО "Беркшир Адвайзори Групп".

В письме от 17 мая 2016 года № АС-4-15/8657@ ФНС ответила на вопрос о замене "первички", составленной на бумажном носителе, заверенной скан-копией документа электронного образца. Служба рассматривает частную ситуацию, которая связана с подтверждением затрат на перевозку грузов. В данном контексте позволю согласиться с проверяющими только в том случае, когда для перевозки грузов были привлечены транспортные компании. В пункте 7 статьи 9 Закона № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" закреплено, что организации должны составлять первичные учетные документы на бумажном носителе и/или в виде электронного документа, подписанного ЭП. Требования к реквизитам таких документов указаны в пункте 2 вышеуказанной статьи. Понятно, что их можно учесть в документе, составленном как на бумажном носителе, так и в электронном форме.

Однако в случае, когда компания несет затраты, связанные с перевозкой грузов (товаров), необходимо также руководствоваться Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, Общими правилами перевозки грузов автомобильным транспортом, а также Правилами перевозки грузов автомобильным транспортом. В соответствии с этими нормативными актами, основным документом, предназначенным для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их передвижения, является товарно-транспортная накладная. Этот документ подтверждает заключение договора перевозки грузов. При этом обязанность по его оформлению лежит на грузоотправителе – заказчике.

Товарно-транспортная накладная является основным документом, подтверждающим фактическое оказание услуг по перевозке грузов, по которому производится прием товара к перевозке и передача его грузополучателю. Такой документ должен быть оформлен на бумажном носителе с собственноручными подписями, и он же будет являться подлинником.

Исходя из этой же логики, если при покупке товара новый владелец груза не привлекает к его перевозке транспортные компании, то оформление товарно-транспортной накладной не является обязательным. В данном случае достаточно составить товарную накладную. И сделать это можно в виде электронного документа с ЭП сторон, а не на бумажном носителе. И в этом случае ФНС не вправе требовать от компании оригинал документа, оформленного на бумажном носителе с собственноручными подписями. Такой позиции придерживаются ВАС РФ (постановление от 9 декабря 2010 г. № 8835/10) и Минфин (письма от 31 января 2011 г. № 03-03-06/1/42, 15 июня 2010 г. № 03-03-06/1/413).

Получается, что в рассматриваемом письме ФНС ответила на частный вопрос. Это и позволило ей прийти к непонятному на первый взгляд выводу.

Источник: Бухгалтерия.ru